認証が"しんどい"理由は、技術ではなく「例外」と「運用」です
認証の準備で本当に苦しいのは、書類そのものよりも、「どれが最新版?」「期限は?」「誰の責任?」が曖昧なまま、直前に一気に火を吹くことです。医療機関の現場では、証憑管理の課題が積み重なり、認証準備が毎回炎上してしまう構造的な問題があります。
証憑が部署ごとに散在
探すだけで半日溶ける状態が続き、担当者の負担が増大しています
36協定・就業規則の期限漏れ
更新漏れが発生するリスクがあり、認証取得に影響します
監査で根拠説明が属人化
担当者しか分からない状態で、組織としての説明責任が果たせません
「これ最新版?」が分からない
提出直前に差し替え地獄が発生し、審査対応が混乱します
委員会議事録・研修記録
"揃っている体"にならず、審査で指摘を受ける原因となります
担当交代で運用がリセット
引き継ぎのたびにノウハウが消失し、毎回ゼロからやり直しになります
証憑を「束ねる」だけでは足りません
"正本性"と"期限"まで管理して、審査耐性を作ります
365メディカルの「働きやすい病院認証用証憑レジストリ」は、証憑を台帳化し、改ざんされていない(正本性)、最新版、期限内、責任者が明確な状態をつくるサービスです。単なる書類管理ツールではなく、「審査で揉めない」ために必要な"運用の型"まで含めて提供します。
多くの医療機関が直面する認証準備の課題は、書類の整理だけでは解決しません。本当に必要なのは、証憑の正本性を担保し、期限管理を仕組み化し、説明責任を果たせる運用設計なのです。
働きやすい病院 認証用 証憑レジストリ(台帳)とは
認証に必要な証憑(目安50〜100件)を、要件・部門・期限・版で整理し、提出に耐える状態で保管・運用できる台帳です。医療機関の認証準備における「探す」「揃える」「説明する」という3つの課題を、システマティックに解決する設計になっています。
証憑の基本情報管理
証憑名、カテゴリ(労務・安全衛生・研修・委員会等)、要件紐づけ(認証項目ID)を一元管理します
版管理と履歴追跡
版(Ver)・改定日・対象期間、変更履歴・操作ログ(登録/承認/閲覧)で完全な追跡可能性を確保します
責任者と承認プロセス
担当(Owner)、レビュー、承認者を明確化し、組織としての責任体制を 構築します
保管とセキュリティ
保管ファイル(PDF等)、ファイルハッシュ(改ざん検知)で証憑の正本性を担保します
期限管理と通知
期限・更新周期(年1/毎月/都度など)を登録し、自動通知で更新漏れを防ぎます
このサービスが"認証運用"で刺さる4つの理由
証憑を束ねる(台帳)
不足・期限切れ・最新版が一目で分かります。証憑を探す作業が完全に消え、必要な書類に即座にアクセスできる環境を実現します。部署間での情報共有もスムーズになり、認証準備の効率が劇的に向上します。
改ざん防止(正本性)
ハッシュ＋履歴で「後から変えていない」を説明できます。監査時に証憑の真正性を証明する必要がある場面でも、システムが自動的に記録した履歴とハッシュ値により、客観的な説明が可能になります。
第三者保管
院内だけに置かず"提出の正本"を指差せます。退職・災害リスクも下げ、組織としての継続性を確保します。担当者の異動や退職があっても、証憑管理が途切れることはありません。
期限通知(36協定など)
T-60/T-30/T-7/当日/期限切れで段階通知します。更新漏れを仕組みで止め、責任者へのエスカレーションも自動化。担当者の記憶に頼らない確実な期限管理を実現します。
機能（サンプル）
ダッシュボード
証憑一覧
証憑登録
一括ダウンロード用パッケージ